Outlook2007で送信メールに自動でBCCを追加する方法

仕事柄、問い合わせアドレスを複数人で閲覧できるようにしています。ですが、複数人がメールアドレスを閲覧し、随時対応をしているため、問い合わせに対応したか、いつ、誰がどのような返信をしたかを確認できるよう、メール送信の際、自動で自身のメールアドレスをBCCに加える設定をしています。

シェアウェアの「Becky! Internet Mail」だと簡単に設定できるんですが、 Outlook2007の場合は"マクロ"を動かす必要があります。単純にOutlookで１つのアドレスだけを送受信している場合は、簡単なマクロを使えば、自動的に送信メールのBCCにアドレスを加えることができます。

ですが、Outlook2007で複数のメールアドレスを受信している場合、個別に設定することができず、すべてのメールアドレスから送信した場合も、共通のアドレスしかBCCに設定できません。

私はOutlook2007で4つのメールアドレスを送受信しておりまして(笑)どれも受け付けるメール内容や相手がまったく異なるため、上記のマクロでは目的を達成できません。

どうにかならいないかと考えてみたところ「Gmail」を経由させる方法を閃きました。 　

１．マクロ設定のための下準備

まず「自己署名入りデジタル証明書」を作成します。
※あなたが作ったマクロが勝手に改ざんされていないことを証明するためのものです。

  1. [スタート]-[すべてのプログラム]-[Microsoft Office]-[Microsoft Office ツール] にある[VBA プロジェクトのデジタル証明書] を起動
  2. [デジタル証明書の作成] ダイアログの [証明書の名前] に自分の名前を入力
  3. [OK] をクリック

これでデジタル証明書の作成は終了です。

２．マクロの作成

下準備ができたら、マクロを作成します。

Outlook2007の画面上で「Alt＋F11」でマクロを起動。今回は簡単なサンプルとして「"Hello World" というダイアログ メッセージを表示する」というマクロを作ります。

  1. Outlook2007を起動します
  2. [ツール]-[マクロ]-[Visual Basic Editor]をクリック
  3. [Microsoft Visual Basic – Project1]ウィンドウの左側の[Project1]の左横にある + をクリック
  4. [Microsoft Office Outlook Objects] を展開
  5. [ThisOutlookSession]をダブルクリック
  6. 表示された[Project1 – ThisOutlookSession (コード)] というタイトルのウィンドウに以下のプログラムを入力して閉じる

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) Dim objMe As Recipient Set objMe = Item.Recipients.Add(“myaddress@mydomain.dom") objMe.Type = olBCC objMe.Resolve Set objMe = Nothing End Sub

※ [myaddress@mydomain.dom ]の部分は、BCCで送りたいアドレスに変更してください。
※マクロは以下を参考にさせていただきました

これでOutlook2007を再起動すると「マクロを有効にする」というウィンドウが開きます。OKをクリックすれば、BCCの欄に上記で設定したアドレスが自動で入力されます。

３．Gmailの設定

このままだと、Outlookで管理しているアカウント（＝アドレス）すべてが 上記のアドレスに転送されてしまいます。そこで、届いたメールをGmailへ転送させ、Gmailの「フィルタ」を活用して転送したいアドレスへ送るよう設定します。この設定を行うことで、送信メールの内容が（A）のアドレスにBCCとして届きます。

  1. [設定]-[フィルタ]-[新しいフィルタを作成]
  2. 「From」欄に転送したいアドレスを入力して次のステップへ
  3. [次のアドレスに転送する]で、転送したいアドレスを設定する
    ※転送アドレスの設定は画面に出てくる指示通りでOK

この設定はなかなか便利です。普段はオフィスのデスクトップPCでOutlook2007を使ってメールを送受信しているのですが、外出先のノートPCで過去に送ったメールの送信内容を確認することができるようになります。

Outlook2007は、メールの送受信に関する設定が面倒な側面はありますが、ToDoやスケジュール管理機能、アドオンが充実してます。うまく使いこなせたら、作業効率を向上させられるメーラーだと思います。

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